Dokumentenverwaltung leicht gemacht

Als die Entwicklung von Computern und Internet voranschritt, sagten einige futuristisch-denkende Menschen eine papierlose Welt voraus. Auf diese Vorhersage hin änderten ganze Firmen Ihr Business-Konzept. Ein bekanntes Beispiel ist die finnische Firma Nokia, die ursprünglich Papiererzeugnisse herstellte, ihren Fokus aber aus Existenzangst auf den Bereich mobile Kommunikation legte. Damit ist die Firma bis heute sehr erfolgreich. Die Vision der papierlosen Welt ist allerdings noch nicht eingetreten.

Einige Menschen wünschen sich allerdings eine papierlose Welt und versuchen diese im möglichen Rahmen zu realisieren.

So wird die Tageszeitung online gelesen, Notizen und Termine werden nicht in den Kalender, sondern ins Smartphone geschrieben und erinnern an diese sogar. Der Terminkalender hat diese Funktion nicht. Bücher werden auf einem Ebook reader gelesen. Dort können einige Tausende Bücher gespeichert werden, und niemand kann mehr im Wohnzimmerregal sehen, was Sie zuletzt gelesen haben. Auch das Toilettenpapier könnte durch ein Bidet ersetzt werden.

Bereits vorhandene Bücher sollten für ein papierloses Leben lieber den Weg auf den Dachboden oder in den Keller finden, denn sie einzuscannen würde viel Arbeit machen.

Die papierlose Welt ist bisher nur für wenige Technikfans ein Muss. Ein papierloses Büro allerdings wird häufiger realisiert und ist auch einfacher zu verwalten. Alles was Sie dazu benötigen sind ein Scanner, eine gute Software und viel Disziplin um all Ihr Papier zu digitalisieren.

In Büros stapeln sich täglich Papiere. Briefe, Verträge oder Notizen, sie werden täglich mehr und damit auch unübersichtlich. Die scheinbar simple Lösung für das Problem ist die digitale Dokumentenverwaltung. Das bedeutet für Sie oder Ihre Sekretärin eine vorerst zusätzliche Arbeit, nämlich die Digitalisierung aller Papiere. Dazu benötigen Sie einen guten Scanner und ein noch besseres System zur Verwaltung Ihrer Dokumente, damit Sie diese später auf dem PC wiederfinden, bzw. schon anhand der Benennung eines Dokumentes wissen, was es ist. Wenn Sie diese Arbeit nicht machen möchten, sich dennoch aber ein papierloses Büro wünschen, dann gibt es für diese Aufgabe verschiedene Firmen, die den Job für Sie übernehmen. Eine Möglichkeit ist die Firma Iron Mountain, die sich auf der Webpräsenz http://www.ironmountain.de/ vorstellt.

Auf diese Weise sparen Sie sich langes Suchen nach Dokumenten und Akten. Selbst wenn Sie sich nicht erinnern, wo auf Ihrem PC Sie das Dokument abgelegt haben, hilft Ihnen die Suchfunktion beim Finden Datei. Ein weiteres Pro ist, dass Ihr Schreibtisch garantiert immer aufgeräumt aussieht und Sie der Umwelt helfen, indem Sie kein Papier verschwenden.